Manajemen untuk Perguruan Tinggi

Oleh: Komang Gede Wira Trisna
trisna.wira24@gmail.com

Salah satu tantangan penting yang dihadapi perguruan tinggi adalah bagaimana mengelola sebuah institusinya. Manajemen atau seringkali disebut pengelolaan merupakan kata yang digunakan sehari-hari, sehingga diandaikan semua orang paham akan arti tersebut. Manajemen selalu menyangkut orang karena definisinya sendiri adalah pencapaian tujuan melalui orang lain.

Indrajit, (2006) menjelaskan bahwa  organisasi yang didirikan bukan terutama untuk mencari keuntungan bagi pendirinya biasa disebut organisasi nirlaba (non profit atau not for profit organization) atau organisasi sosial. Organisasi ini meliputi organisasi pemerintah, pendidikan, rumah sakit, keagamaan, pramuka, suaka alam, dan lain sebagainya. Sebagian besar perguruan tinggi adalah organisasi sosial atau nirlaba. Dalam artikel ini akan dijabarkan beberapa manajemen untuk perguruan tinggi yang diharapkan mampu mengelola dengan baik sebuah institusi perguruan tinggi  (non profit).

Dalam pandangan sebagian masyarakat, serta di negara yang sudah maju, istilah manajemen masih selalu diartikan sebagai manajemen untuk bisnis (profit). Ada banyak definisi manajemen yang disampaikan oleh berbagai ahli, dari definisi tersebut, organisasi sosial atau nirlaba memerlukan pula manajemen karena di dalamnya ada sejumlah sumber daya yang harus digunkan untuk tujuan tertentu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Ada beberapa manajemen yang kiranya sesuai diterapkan atau dapat diimplementasikan oleh institusi perguruan tinggi yang dijelaskan sebagai berikut.

 Manajemen strategi

Manajemen Strategi merupakan rangkaian dua perkataan terdiri dari kata “Manajemen” dan “Strategi” yang masing-masing memiliki pengertian tersendiri, yang setelah dirangkaikan menjadi satu terminologi berubah dengan memiliki pengertian tersendiri pula. Menurut W.F .Glueck (1988) Manajemen strategi adalah serangkaian keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan manajerial yang mengarah pada penyusunan strategi-strategi efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Hitt, Ireland, dan Hoskisson (2002) Manajemen Strategik adalah suatu suatu seni dan ilmu untuk menciptakan keunggulan bersaing yang berkesinambungan sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan. Manajemen Strategik adalah suatu seni dan ilmu dari pembuatan (formulating), penerapan (implementing, dan evaluasi keputusan, keputusan strategis antar fungsi-fungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuan-tujuan masa mendatang.

Menurut Nawawi (2005:148-149), pengertian manajemen strategi adalah proses atau rangkaian kegiatan pengambilan keputusan yang bersifat mendasar dan menyeluruh, disertai penetapan cara pelaksanakannya, yang dibuat oleh manajemen puncak dan dimplementasikan oleh seluruh jajaran di dalam suatu organiasasi, untuk mencapai tujuannya. Karakteristik pengertian Manajemen Strategi, dapat disimpulkan sebagai berikut:

a) Manajemen Strategi diwujudkan dalam bentuk perencanaan berskala besar dalam arti mencakup seluruh komponen di lingkungan sebuah organisasi yang dituangkan dalam bentuk Rencana Strategi (RENSTRA) yang dijabarkan menjadi Perencanaan Operasional (RENOP), yang kemudian dijabarkan pula dalam bentuk Program – program kerja.
b) Rencana Strategi berorientasi pada jangkauan masa depan (25 – 30 tahun). Sedang Rencana Operasionalnya ditetapkan untuk setiap tahun atau setiap lima tahun.
c) VISI, MISI, pemilihan strategi yang menghasilkan Strategi Utama (Induk) dan Tujuan Strategi Organisasi untuk jangka panjang, merupakan acuan dalam merumuskan RENSTRA, namun dalam teknik penempatannya sebagai keputusan Manajemen Puncak secara tertulis semua acuan tersebut terdapat di dalamnya.
d) RENSTRA dijabarkan menjadi RENOP yang antara lain berisi program–program operasional.
e) Penetapan RENSTRA dan RENOP harus melibatkan manajemen puncak (Pimpinan) karena sifatnya sangat mendasar dalam pelaksanaan seluruh misi organisasi.
f) Pengimplementasian Strategi dalam program–program untuk mencapai sasarannya masing–masing dilakukan melalui fungsi–fungsi manajemen yang mencakup pengorganisasian, pelaksanaan, penganggaran dan kontrol.

Dari konsep manajemen strategis di perguruan tinggi tersebut, secara implisit dapat disimpulkan bahwa agar dapat melakukan pengelolaan secara baik, secara inheren hendaknya institusi perguruan tinggi perlu melakukan manajemen strategis secara baik.

Manajemen Mutu Terpadu TQM (Total Quality Management)

Ada banyak definisi dari TQM. Roosevelt (1995) mendefinisikan TQM sebagai arsitektur strategis yang membutuhkan evaluasi dan penyempurnaan terus menerus praktek perbaikan  di semua bidang bisnis. Corrigan (1995) memberikan definisi dengan penekanan pada kepuasan pelanggan. TQM adalah filosofi manajemen yang membangun sebuah organisasi belajar berorientasi pelanggan yang didedikasikan untuk kepuasan pelanggan melalui perbaikan yang berkesinambungan dalam efektivitas dan efisiensi organisasi dan proses-prosesnya. (Corrigan: 1995). Nasution (2001:28) mendefinisikan total quality management merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses, dan lingkungannya.
* TQM dalam Perguruan Tinggi

Dalam pendidikan tinggi, TQM dianggap sebagai pendekatan yang berorientasi proses untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas layanan (Johnson, 1993; Fincher, 1994; Green, 1994 dan Moreland dan Clark, 1998). Dari teori TQM, dapat disimpulkan bahwa TQM lebih menekankan kerja sama tim, menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu, berbagi tanggung jawab dan secara dramatis meningkatkan budaya kelembagaan, yang semuanya jatuh juga sejalan dengan nilai yang ditetapkan dari banyak universitas.

Banyak pengamat (Owlia dan Aspinwall, 1998 dan Lawrence dan Robert, 1997) telah menunjukkan bahwa ada pelanggan yang berbeda berfokus pada pendidikan tinggi. Oleh karena itu, penting untuk mengidentifikasi siapa pelanggan pendidikan tinggi. Pelanggan lebih tepat disebut sebagai pemangku kepentingan di bidang pendidikan, mungkin dari dua jenis yaitu internal dan eksternal. Mungkin lebih tepat bahwa siswa adalah pelanggan eksternal utama pendidikan tinggi, sementara orang tua adalah pelanggan eksternal sekunder, dan yang lainnya seperti, pemerintah, alumni, pasar tenaga kerja adalah pelanggan eksternal tersier. Pelanggan internal tidak lain adalah staf pengajar sendiri. Setelah mengidentifikasi pelanggan pendidikan tinggi, sekarang dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari TQM dalam pendidikan tinggi adalah untuk mencapai kepuasan pelanggan menggunakan strategi perbaikan terus-menerus.
**Kerangka TQM
Sitalakshmi (2007) mengklasifikasikan kerangka TQM sebagai berikut:
1) Kepemimpinan: Perencanaan strategis elemen ini akan meneliti bagaimana lembaga menetapkan arah strategis dan bagaimana menentukan persyaratan rencana kunci dengan fokus utama pada kepuasan pelanggan.
2) Manajemen Pendidikan: Elemen ini harus memeriksa aspek kunci dari proses manajemen, termasuk desain pelajar yang berfokus pada pendidikan, penyampaian pendidikan, layanan dan operasi bisnis. Ini harus mengkaji bagaimana proses kunci yang inovatif dirancang, dikelola secara efektif dan terus ditingkatkan. Hasil kinerja elemen ini akan memeriksa kinerja siswa dan perbaikan menggunakan ukuran kunci dan indikator.
3) Manajemen sumber daya manusia: Elemen ini harus mengkaji bagaimana pengembangan staf dan pelatihan yang sejalan dengan tujuan lembaga. Hal ini juga akan memeriksa upaya untuk membangun dan memelihara iklim yang kondusif untuk mencapai keunggulan kinerja, partisipasi penuh dan pertumbuhan organisasi. Beberapa menyarankan strategi elemen ini akan pada pengembangan tenaga kerja seperti perekrutan staf, pelatihan dan pengembangan karir, kinerja staf dan pengakuan dan lingkungan kerja yang berkualitas.

Sumber: Sitalakshmi Venkatraman, (2007) "A framework for implementing TQM in higher education programs".

        4)  Pengelolaan informasi: Unsur manajemen informasi harus memeriksa pengelolaan dan efektivitas penggunaan data dan informasi untuk mendukung keseluruhan keunggulan kinerja misi terkait. Ini harus menjamin kehandalan dan aksesibilitas informasi kunci yang diperlukan untuk manajemen operasional sehari- hari. Hal ini juga akan fokus pada pembuatan analisis fakta dan informasi dan menanggapi situasi dengan cara yang cepat dan efektif.

       5) Fokus pada kepuasan pelanggan: Elemen ini harus memeriksa bagaimana lembaga menentukan kebutuhan dan harapan mahasiswa dan para pemangku kepentingan. Ini akan mencakup penentuan ukuran kinerja yang berbeda dan bagaimana target bisa tercapai. Beberapa ukuran kinerja dapat didasarkan pada survei kepuasan mahasiswa, forum mahasiswa dan sesi dialog, kebutuhan industri dan survei kepuasan dan evaluasi pengajaran dan efektivitas pembelajaran.

      6) Pengembangan Kemitraan dan Manajemen: Elemen ini harus mengkaji bagaimana kemitraan di berbagai tingkatan, internal dan eksternal dapat ditentukan. Kepemimpinan yang efektif, manajemen pendidikan yang baik, manajemen sumber daya manusia yang efisien dan manajemen informasi serbaguna pasti akan membantu dalam mengelola hubungan dinamis dengan stakeholder internal dan eksternal.
     TQM adalah sebuah kerja keras. Untuk mengembangkan sebuah kultur mutu, diperlukan waktu. Kerja keras dan waktu adalah dua hal penting yang harus diperhatikan. Apabila kedua hal tersebut tidak berjalan dengan baik, maka perjalanan mekanisme kerja mutu akan terhambat.

Knowledge management

Knowledge Management adalah alat manajemen yang membenarkan keyakinan bahwa pengetahuan menjadi aset untuk meningkatkan kapasitas organisasi agar mampu bekerja lebih efektif. Nonaka & Takeuchi (1994). Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi.

Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah tacit versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995).
1.   Tacit Knowledge

Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:

1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar

2. Susah untuk diucapkan

3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman.

4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)

Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).
2.      Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:

1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi,

2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan.

Knowledge management dapat diartikan sebuah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Knowledge management lebih mengarah pada penemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan. Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Perguruan tinggi dikatakan sebagai gudangnya ilmu pengetahuan tentunya harus mulai sejak dini mulai mengaplikasikan sebuah knowledge management yang sesuai dengan konteks perguruan tinggi yang bersifat nirlaba. Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independen.

Pengimplementasian Manajemen Strategi di Perguruan Tinggi

Dalam mengimplementasikan Manajemen Strategi di lingkungan organisasi pendidikan khususnya perguruan tinggi terdapat beberapa manfaat yang dapat memperkuat usaha mewujudkannya secara efektif dan efisien. Manfaat yang dapat dipetik ialah dimana manajemen strategi dapat mengurangi ketidakpastian dan kekomplekan dalam menyusun perencanaan sebagai fungsi manajemen, dan dalam proses pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan semua sumber daya yang secara nyata dimiliki melalui proses yang terintegrasi dengan fungsi manajemen yang lainnya dan dapat dinilai hasilnya berdasarkan tujuan organisasi. Secara terinci manfaat manajemen strategi bagi institusi pendidikan tinggi (non profit) adalah:
1) Institusi pendidikan tinggi sebagai organisasi kerja menjadi dinamis, karena RENSTRA dan RENOP harus terus menerus disesuaikan dengan kondisi realistik organisasi (analisis internal) dan kondisi lingkungan (analisis eksternal) yang selalu berubah terutama karena pengaruh globalisasi. Dengan kata lain Manajemen Strategi sebagai pengelolaan dan pengendalian yang bekerja secara realistik dalam dinamikanya, akan selalu terarah pada Tujuan Strategi dan Misi yang realistik pula.
2) Manajemen Strategi mampu menunjang fungsi kontrol, sehingga seluruh proses pencapaian Tujuan Strategi dan perwujudan Visi berlangsung secara terkendali sebagai proses yang efektif dan efisien.
3) Manajemen Strategi diimplementasikan dengan memilih dan menetapkan strategi sebagai pendekatan yang logis, rasional dan sistematik, yang menjadi acuan untuk mempermudah perumusan dan pelaksanaan program kerja. Strategi yang dipilihdan disepakati dapat memperkecil dan bahkan meniadakan perbedaan dan pertentangan pendapat dalam mewujudkan keunggulan yang terarah pada pencapaian tujuan strategi.
4) Manajemen Strategi dapat berfungsi sebagai sarana dalam mengkomunikasikan gagasan, kreativitas, prakarsa, inovasi dan informasi baru serta cara merespon perubahan dan perkembangan lingkungan operasional, nasional dan global, pada semua pihak sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. Dengan demikian akan memudahkan dalam menyepakati perubahan atau pengembangan strategi yang akan dilaksanakan, sesuai dengan atau tanpa merubah keunggulan yang akan diwujudkan oleh organisasi.
5) Manajemen Strategi sebagai paradigma baru di lingkungan institusi pendidikan tinggi, dapat mendorong perilaku proaktif semua pihak untuk ikut serta sesuai posisi, wewenang dan tanggungjawab masing – masing. Dengan demikian setiap unit dan atau satuan kerja akan berusaha mewujudkan keunggulan di bidangnya untuk memperkuat keunggulan organisasi.
6) Manajemen Strategi di dalam institusi pendidikan tinggi menuntut semua yang terkait untuk ikut berpartisipasi, yang berdampak pada meningkatnya perasaan ikut memiliki (sense of belonging), perasaan ikut bertanggung jawab (sense of responsibility), dan perasaan ikut berpartisipasi (sense of participation). Dengan kata lain manajemen strategi berfungsi pula menyatukan sikap bahwa keberhasilan bukan sekedar untuk menajemen puncak, tetapi merupakan keberhasilan bersama atau untuk keseluruhan organisasi dan bahkan untuk masyarakat yang dilayani.

Simpulan

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan dalam mengimplementasikan Manajemen Strategi, maka institusi pendidikan tinggi (non profit) akan memiliki kelebihan dalam hal produktifitasi tinggi, memiliki posisi kompetitif, keunggulan teknologi, keunggulan Sumber Daya Manusia, Iklim kerja yang kondusif, etika dan tanggung jawab sosial yang berkembang.

Selain itu manfaat yang diperoleh dalam mengimplementasikannya ialah: Organisasi menjadi dinamis, Fungsi kontrol berjalan dengan efektif dan efisien dengan menghilangkan perbedaan dan pertentangan pendapat dalam mewujudkan keunggulan, Memudahkan dalam menyepakati perubahan atau pengembangan strategi yang akan dilaksanakan, Mendorong perilaku proaktif bagi semua pihak untuk ikut serta mewujudkan keunggulan, Meningkatkan perasaan ikut memiliki, berpartisipasi aktif dan tanggung jawab bagi semua komponen organisasi.

Referensi

Azhari. 2014. Materi Kuliah: TIK untuk Perguruan Tinggi (Knowledge Management: week4). MMPT SPs UGM.

Susanto, Sahid. 2014. Materi PPT Kuliah: Kebijakan PT dan Perubahan Manajemen (Knowledge Management). MMPT SPs UGM

Utomo, Warsito. 2013. Materi Kuliah: Teori manajemen dan Kepemimpinan. MMPT SPs UGM.